Voordelen
Er zijn ongeveer 100 leveranciers van ritregistratiesystemen. Deze 100 leveranciers kennen een grote verscheidenheid in omvang en betrouwbaarheid en zekerheid voor een juiste rittenadministratie. We kunnen ons voorstellen dat het lastig voor u is om hierin een keuze te maken.
Producten met het keurmerk ritregistratiesystemen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Ook voldoen ze aan de strengste regels met betrekking tot privacy en fraudebestendigheid. Als u dus een systeem met een keurmerk koopt, dan kunt u erop vertrouwen dat u een gedegen systeem koopt.
- Sluitende rittenregistratie
- Fraudebestendig
- Voldoet aan de strengste privacyregels
- Vergemakkelijkt uw rittenadministratie
Sluitende rittenregistratie
Als u een 'verklaring geen privégebruik auto' heeft, dan dient u voor de Belastingdienst aan te kunnen tonen dat u niet meer dan 500 kilometer privé per kalenderjaar rijdt in een auto van de zaak. U hoeft dan geen bijtelling te betalen. Deze verklaring kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
In Nederland rijden zo’n 250.000 zakelijke rijders die zo’n verklaring hebben. Iedere zakelijke rijder die niet bijtelt moet dit bij de Belastingdienst kunnen bewijzen. Hiervoor is een sluitende rittenregistratie nodig. Mocht de rittenregistratie niet in orde zijn, dan levert dit een naheffing op die regelmatig in de duizenden euro's loopt. Een ritregistratiesysteem met het keurmerk staat garant voor een sluitende rittenregistratie. De standaard beveiligde output van het systeem levert een deugdelijke rittenadministratie op. Wat blijft, is dat u op de juiste momenten aan moet geven of een rit zakelijk of privé is. Het volgende stelt de Belastingdienst op hun website:
Gebruikt u een rittenregistratiesysteem met het keurmerk ritregistratiesystemen, dan gaan wij er vanuit dat uw rittenregistratie sluitend is. Wij kunnen nog wel een controle instellen en onderzoeken of een rit zakelijk of privé is.
Bron: Belastingdienst
Omzetbelasting en privégebruik auto
Naast het privégebruik voor de loon- en inkomstenbelasting zijn voor de omzetbelasting de ritten tussen woning en werk ook privé. Jaarlijks moet voor de omzetbelasting het privégebruik van de auto worden aangegeven. Ook hiervoor biedt een ritregistratiesysteem met het keurmerk de ideale uitgangspositie voor de juiste afdracht. Dit voorkomt een forfaitaire (en vaak duurdere) berekening van de verontschuldigde omzetbelasting. Zie voor meer uitleg: Rekenhulp berekening btw over privégebruik auto.
Toekomstige wetgeving
Met het oog op toekomstige fiscale regelgeving wordt terugkerend gesproken over betalen naar gebruik. Een gestaffelde bijtelling zou een toekomstige manier van heffen kunnen zijn. In dat geval betaalt u bijtelling afhankelijk van het aantal gereden privékilometers.
Of deze vorm van belasting er komt, is vooralsnog onduidelijk. Het zou echter goed kunnen. In veel scenario's van toekomstige belastingheffing is het registreren van het verschil tussen zakelijke en privékilometers logisch. Met een ritregistratiesysteem dat is voorzien van een keurmerk bent u optimaal voorbereid op de toekomstige wetgeving.
Keurmerk en belastingdienst
De Belastingdienst heeft meegewerkt aan de totstandkoming van het keurmerk ritregistratiesystemen en hecht veel belang aan het keurmerk. Lees hieronder wat de Belastingdienst zegt over het keurmerk.
Algemeen
Een betrouwbare administratie is de basis voor een goede belastingaangifte. Software die vóór in de administratieve keten bijdraagt aan een juiste vastlegging van gegevens speelt hierbij een belangrijke rol.
De Belastingdienst ziet het belang in van software die gegevens correct vastlegt en waarmee niet gerommeld kan worden. Niet alleen omdat een juiste administratie de basis vormt voor een goede belastingaangifte, maar ook omdat betrouwbare software zorgt voor checks en balances. Het zijn kwaliteitswaarborgen en beheersingsmaatregelen in de administratieve keten die zorgen voor validatie en transparantie van data. Daarom hecht de Belastingdienst waarde aan producten met een keurmerk.
Vanzelfsprekend kiest de Belastingdienst zorgvuldig onder welke omstandigheden zij met een keurmerk samenwerkt en haar medewerking verleent. Om deze reden zijn er een aantal uitgangspunten, principes en criteria benoemd.
Van en voor de markt
De Belastingdienst werkt mee aan een keurmerk voor software (vóór) in de administratieve keten als deze van en voor de markt is en alle partijen hieraan mee kunnen doen. Daarnaast werkt de Belastingdienst samen met deze partijen en andere stakeholders bij het opstellen van normen en eisen van het keurmerk. De Belastingdienst faciliteert hierbij het (ontwikkel)proces.
Normen en eisen
De Belastingdienst is betrokken bij het opstellen van de normen en eisen voor het keurmerk. Producten met een keurmerk moeten hieraan voldoen. De Belastingdienst maakt deel uit van de raad van toezicht van de stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen. Dit om er zeker van te zijn dat de normen en eisen voor betrouwbare software zijn gebaseerd op de wet- en regelgeving en de actuele principes uit de accountancy en IT-Auditing.
Onafhankelijkheid
Het toekennen van het keurmerk is gebaseerd op een onafhankelijk oordeel van een externe auditor. De uitgifte en het beheer van het keurmerk vinden plaats door een onafhankelijke stichting, die is opgericht door marktpartijen.
De keurmerkstichtingen gaan, zoveel mogelijk, onderdeel uitmaken van de bestaande keurmerkorganisatie van het ECP. De stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen geeft het keurmerk ritregistratiesysteem uit. De stichting en het keurmerk voldoen aan de beschreven voorwaarden, principes en uitgangspunten.
Ritregistratiesysteem met keurmerk
De output uit een ritregistratiesysteem met keurmerk voldoet aan de eisen die door de Belastingdienst gesteld worden aan een sluitende rittenadministratie. Indien van toepassing kan met een sluitende rittenadministratie het bewijs geleverd worden dat op jaarbasis niet meer dan 500 privékilometers met een auto van de zaak gereden zijn.
Een ritregistratiesysteem met keurmerk biedt zekerheid voor de gebruiker (werknemer, werkgever of ondernemer) en voorkomt discussies met de Belastingdienst over de juistheid en volledigheid van de rittenadministratie. Alleen het zakelijke karakter van de ritten moet, desgevraagd, nog aangetoond worden (zie voorbeeldbrief opvraag bewijsstukken en voorbeeldbrief n.a.v. opgestuurde bewijsstukken).
Lees hier wat de Belastingdienst hierover zegt. De privacy van privéritten wordt binnen het keurmerk gerespecteerd.
Ritregistratiesysteem zonder keurmerk
Op grond van huidige wet- en regelgeving is een ritregistratiesysteem met keurmerk niet verplicht. Werknemers, werkgevers of ondernemers kunnen de wijze waarop en met welk systeem zij hun rittenadministratie bijhouden zelf bepalen.
Het komt voor dat leveranciers van een ritregistratiesysteem zonder keurmerk op hun website aangeven dat hun systeem voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Deze mededeling is geheel voor eigen rekening, omdat de Belastingdienst geen uitspraken doet over een ritregistratiesysteem zonder keurmerk.
