Veel bedrijven maken gebruik van ritregistratiesystemen in zakelijke voertuigen. Deze systemen zorgen ervoor dat op een betrouwbare manier ritgegevens vastgelegd worden. Tegelijkertijd brengt het gebruik van deze systemen vragen met zich mee over privacy. Wat mag je als werkgever registreren, en hoe worden de gegevens van werknemers beschermd?
In dit artikel gaan we dieper in op de meest gestelde vragen over privacy bij ritregistratiesystemen die beschikken over het keurmerk ritregistratiesystemen.
Wat mag een werkgever?
Het plaatsen van een ritregistratiesysteem in een voertuig dat door een werkgever aan een werknemer beschikbaar wordt gesteld, is toegestaan. Hier zijn echter wel verschillende voorwaarden aan verbonden. De belangrijkste voorwaarde uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is dat de werkgever hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.
Ritregistratiesystemen leggen per rit verschillende gegevens vast: onder andere de datum, het tijdstip, het begin- en eindadres, en de afgelegde route (via GPS- coördinaten). Dit gebeurt zowel bij zakelijke als privéritten. Om de privacy van werknemers te beschermen, heeft de werkgever alleen toegang tot de details van de zakelijke ritten. Bij privéritten is alleen zichtbaar dat er een rit is gemaakt en hoeveel kilometer daarbij is gereden. Deze beperking voorkomt dat privé-informatie onnodig wordt gedeeld, terwijl de werkgever alsnog kan voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen richting de Belastingdienst. Dit geldt ook voor de werknemer, wanneer deze gebruik maakt van een verklaring ‘geen privégebruik auto’.
Het registreren van ritdetails van privéritten is noodzakelijk om achteraf correcties te kunnen maken. Wanneer een rit per ongeluk als privé is gelabeld, maar later toch zakelijk blijkt, kan deze informatie worden hersteld. Zonder registratie zou een rittenadministratie bij zo’n correctie onvolledig zijn, wat fiscale gevolgen kan hebben.
Hoe zit het met bescherming en gebruik van de gegevens?
Om te garanderen dat gegevens alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, sluiten werkgevers een (verwerkers)overeenkomst af met de leverancier van het systeem. In deze overeenkomst worden specifieke afspraken vastgelegd tussen de verwerkingsverantwoordelijke (werkgever) en de verwerker (leverancier systeem). Hierin staan onder meer afspraken over het doel van de gegevensverwerking, de grondslag ervan, en de duur van de gegevensopslag. Deze afspraken zorgen ervoor dat de ritregistratiegegevens alleen worden gebruikt voor het beoogde doel en dat ze op een juiste en rechtmatige manier worden verwerkt. De verwerkersovereenkomst is gebaseerd op de AVG.
Ook op technisch vlak wordt privacy serieus genomen. De gegevens worden via een beveiligde verbinding van het voertuig naar de server verzonden. Op de server is de toegang tot informatie beperkt op basis van rol en functie, zodat alleen bevoegde medewerkers bij specifieke gegevens kunnen. Zo wordt ongeoorloofde toegang of de kans op datalekken geminimaliseerd.
Wanneer een werknemer uit dienst treedt, moet de werkgever de toegang tot het systeem voor die werknemer beëindigen. De ritgegevens blijven echter bewaard voor een periode van zeven jaar, zoals vereist door de fiscale bewaarplicht. De opslag kan plaatsvinden bij de werkgever zelf, de leverancier, of een combinatie daarvan, afhankelijk van de gemaakte afspraken.
Keurmerk en controle
Ritregistratiesystemen die voorzien zijn van een keurmerk, worden regelmatig gecontroleerd door een externe partij. Tijdens een audit wordt getoetst of de systemen voldoen aan de normen die door de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen zijn gesteld.
Het keurmerk legt de nadruk op de naleving van de AVG, onder andere via een Privacy gedragscode en een Privacyreglement. Deze gedragscode bevat richtlijnen en principes die werkgevers en leveranciers moeten volgen om ervoor te zorgen dat de producten voldoen aan de privacy vereisten van de AVG. In het reglement worden de afspraken tussen werknemer en werkgever vastgelegd. Bovendien maken externe audits ook deel uit van de maatregelen om de naleving van de AVG te waarborgen.
Er is een onafhankelijke Beroepscommissie in het leven geroepen waar werknemers met klachten over de privacy rondom ritregistratie terecht kunnen. Deze commissie beoordeelt klachten aan de hand van de gedragscode die verbonden is aan het keurmerk.
Verantwoordelijkheden van de werkgever
Voor werkgevers die ritregistratiesystemen inzetten, is het cruciaal om zorgvuldig om te gaan met de verzamelde gegevens. Het niet naleven van de privacywetgeving kan namelijk aanzienlijke gevolgen hebben. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan boetes opleggen, en werknemers kunnen juridische stappen ondernemen wanneer hun privacy wordt geschonden. Naast financiële risico’s brengt dit ook reputatieschade met zich mee.
Werkgevers hebben toegang tot de details van zakelijke ritten, maar bij privéritten blijft deze inzage beperkt tot het aantal gereden kilometers. Hiermee wordt een balans geborgd tussen fiscale verantwoording en de privacy van werknemers.
Ten slotte maakt het voor de wet- en regelgeving geen verschil of een organisatie nu klein of groot is. Alle werkgevers, ongeacht de omvang van het wagenpark – zijn verplicht om zorgvuldig om te gaan met ritregistratiegegevens en moeten voldoen aan de eisen die de AVG stelt.
Conclusie
Een ritregistratiesysteem voorzien van het keurmerk biedt niet alleen praktische voordelen voor werkgevers en werknemers, zoals een 100% sluitende rittenregistratie, maar speelt ook een cruciale rol in het naleven van fiscale en privacywetgeving. Door ritten automatisch en nauwkeurig te registreren, ontstaat er een betrouwbare administratie die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Tegelijkertijd waarborgen systemen met een keurmerk de privacy van werknemers, door onderscheid te maken tussen zakelijke en privéritten en data goed te beveiligen.
Het keurmerk is tot stand gekomen in samenwerking met de Belastingdienst en wordt toegekend op basis van onafhankelijke audits. Daarmee vormt het een kwaliteitswaarborg voor iedereen die werkt met ritregistratie: van werkgever tot werknemer en van leverancier tot toezichthouder.
Kortom, wie kiest voor een ritregistratiesysteem met keurmerk, kiest voor zekerheid, transparantie en vertrouwen.
Certificaat controleren