Het belang van een goed ritregistratiesysteem bij een 500 kilometerverklaring wordt vaak onderschat. Aan het woord is Michel Jochems, manager Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen. Rijd je met de auto van de zaak minder dan 500 privékilometers per jaar, dan hoef je geen bijtelling te betalen. Maar hoe leg je dit goed vast?
500 kilometerverklaring
Hiervoor is een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ (ook wel 500 km verklaring genoemd) nodig. Deze is op te vragen bij de Belastingdienst en kun je in laten gaan vanaf de start van een nieuw kalenderjaar. Dezelfde Belastingdienst controleert steekproefsgewijs of er ook daadwerkelijk minder dan 500 kilometer per kalenderjaar gereden is, vertelt Michel Jochems.
Vrije bewijsleer
Als je gebruik maakt van een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ dan dien je aan te kunnen tonen dat het aantal privékilometers dat je op kalenderjaarbasis gereden hebt onder de 500 is gebleven. De Belastingdienst hanteert daarbij het principe van vrije bewijsleer. Oftewel; je mag zelf bepalen hoe je dit bewijst. Dit kan bijvoorbeeld door je ritten bij te houden in een Excel bestand. Ook worden er in de markt producten aangeboden om je gereden ritten bij te houden via een app op je telefoon. Dit laatste brengt wel nadelen met zich mee. Heb je je telefoon bijvoorbeeld niet bij je, dan wordt er ook niets geregistreerd. Als je niet kan aantonen dat je minder dan 500 kilometer per jaar privé hebt gereden, volgt een naheffing van de belasting.
Goedkeuring Belastingdienst
Juist daarom is het van belang om gebruik te maken van een ritregistratiesysteem dat gemonteerd is in je auto, zoals dat met een ritregistratiesysteem voorzien van het keurmerk ritregistratiesystemen gebeurt. Gemiddeld worden mensen eens in de vijf à zes jaar gecontroleerd. Heb je een ritregistratiesysteem dat over het keurmerk beschikt, dan is dit gemiddelde lager. De Belastingdienst is er dan namelijk al zeker van dat het systeem voldoet aan de gestelde eisen. Michel Jochems vertelt dat keurmerksystemen op ruim 100 verschillenden punten getoetst worden voordat ze het keurmerk mogen dragen. Dit wordt door een onafhankelijke partij gedaan, IT auditor Mazars. Kies je voor een ritregistratiesysteem voorzien van het keurmerk, dan weet je dat je een kwalitatief goed product gebruikt en dat je verzekerd bent van een sluitende rittenregistratie.
Privacy
Een ritregistratiesysteem slaat veel gegevens op, in hoeverre is dit van invloed op mijn privacy? Wat gebeurt er met de opgeslagen gegevens, hoe worden deze gebruikt en wie heeft er toegang toe? Michel Jochems begrijpt dit privacyvraagstuk heel goed. Bij ritregistratiesystemen die beschikken over het keurmerk ritregistratiesystemen weegt dit dan ook zwaar mee. De stichting toetst bijvoorbeeld of het ritregistratiesysteem aan de AVG voldoet. Hoe er met privégegevens omgegaan wordt en wie hier allemaal toegang toe hebben.
Tenslotte geeft Michel Jochems als tip mee om als werkgever de AVG goed te organiseren. Wees zorgvuldig richting werknemers en OR hoe er met privacy wordt omgegaan en leg dit met elkaar vast in een privacyreglement. Wil je meer weten over het keurmerk ritregistratisystemen, of ben je benieuwd welke leveranciers een keurmerksysteem aanbieden, kijk dan hier.
Certificaat controleren