De Belastingdienst houdt op verschillende manieren toezicht. Zo ook op de juiste administratie van de gereden kilometers met je zakelijke auto. Het onderstreept het belang van een nauwkeurige ritregistratie van zakelijke ritten voor jou als werknemer als je gebruik maakt van een 500 kilometer verklaring. Het niet correct bijhouden van de gemaakte kilometers kan immers leiden tot aanzienlijke consequenties. Het ontbreken van een sluitende ritregistratie leidt allereerst vaak tot langdurige en kostbare geschillen met de Belastingdienst, wat de administratieve lasten verhoogt. In ergere gevallen kunnen er ook boetes of naheffingen worden opgelegd. Wist je dat de Belastingdienst tot 7 jaar terug jouw rittenadministratie kan opvragen?
Hoe controleert de belastingdienst jouw ritregistratie?
Het is van cruciaal belang dat jij je als werknemer bewust bent van de controlemaatregelen die de Belastingdienst hanteert met betrekking tot ritregistraties. Het nagaan van de afgelegde afstand vormt slechts een van de methoden die worden gebruikt om de juistheid van jouw geregistreerde ritten te controleren. Hierbij houdt de Belastingdienst bijvoorbeeld ook zon- en feestdagen in de gaten, waardoor geen enkele rit onopgemerkt blijft. Deze controles zijn gericht op het verifiëren van de nauwkeurigheid van de door jou verstrekte informatie en het identificeren van mogelijke onjuistheden. Mocht de belastingdienst een controle uitvoeren, dan is het van belang dat alle data kloppen.
Welke gegevens ben je verplicht vast te leggen?
Op grond van artikel 13bis, zevende lid, van de Wet LB in samenhang met artikel 3.13 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011, moet een rittenregistratie ten minste de volgende gegevens bevatten:
Het is hierbij belangrijk te vermelden dat het gaat om vrije bewijsleer. Dit houdt in dat je vrij bent in de wijze die je hanteert om je rittenadministratie vast te leggen.
Mijn ritregistratie voldoet niet aan de eisen
De vuistregel luidt als volgt. Als je gebruik maakt van fiscaal gunstige regelgeving, wordt er ook verwacht dat je jezelf op de hoogte stelt van de daaraan gekoppelde administratieve verplichtingen. Als achteraf blijkt dat je te veel privé-kilometers hebt gereden, heeft dat gevolgen. Bij een onjuiste of onvolledige rittenadministratie wordt er een verzuimboete opgelegd. Als er sprake is van opzet of grove schuld, zoals bij het vervalsen van een rittenregistratie, kan er ook een vergrijpboete worden opgelegd. Een correcte rittenadministratie voorkomt niet alleen dit soort boetes, maar biedt ook gemoedsrust en zekerheid in het geval van inspecties door de Belastingdienst. Het bijhouden van een nauwkeurige registratie van zakelijke en privé-ritten is een verantwoordelijkheid waaraan dus serieuze gevolgen kunnen zitten.
Vereenvoudigen van ritregistratie
Veel werknemers vertrouwen op technologie om de administratieve lasten van rittenregistratie te vereenvoudigen. Door een rittenregistratiesysteem in je auto te (laten) installeren, kunnen ritten nauwkeurig worden vastgelegd en bijgehouden. Het is echter essentieel om te benadrukken dat niet alle systemen voldoen aan de normen die door de Belastingdienst zijn vastgesteld. Systemen die voldoen aan het normenkader dat door de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen (SKRRS) wordt gewaarborgd, bieden de zekerheid dat jouw ritregistratie voldoet aan de wet- en regelgeving. Door te kiezen voor een systeem dat voldoet aan deze normen, kun je gerust zijn dat jouw registratie volledig voldoet aan de wet. Hieronder zie je welke partijen dat zijn.
https://www.keurmerkritregistratiesystemen.nl/keurmerksystemen
Extra zekerheid nodig bij het bijhouden van je kilometers? Overweeg een ritregistratiesysteem met het keurmerk RRS. Op onze website vind je alle keurmerksystemen die voldoen aan de eisen van het keurmerk.
Certificaat controleren