Wie is verantwoordelijk voor bewijslast rittenregistratie?

Als een werkgever een auto van de zaak ter beschikking stelt aan een werknemer, dan moet de werkgever de bijtelling in de loonbelasting verwerken. Rijdt de werknemer minder dan 500 kilometer privé in de auto van de zaak? Dan kan de werkgever de bijtelling achterwege laten.

Hoofdregel van de Belastingdienst is dat de werkgever moet kunnen aantonen dat er niet meer dan 500 kilometer privé in de auto is gereden in een kalenderjaar. De werkgever is namelijk degene die, als er meer dan 500 km privé gereden is, een naheffing opgelegd kan krijgen. Om dit bewijs te kunnen leveren is er een sluitende rittenregistratie nodig die aan specifieke voorwaarden dient te voldoen.

Afspreken bewijslast bij werknemer
Als werkgever en werknemer afspreken dat niet de werkgever, maar de werknemer het bewijs gaat leveren dat per kalenderjaar niet meer dan 500 km privé wordt gereden met de auto van de zaak, dan dient de werknemer een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ op te vragen bij de Belastingdienst.

De werknemer levert deze beschikking in bij de werkgever. Vanaf dat moment mag de werkgever de bijtelling achterwege laten en verschuift de bewijslast naar de werknemer. De werknemer heeft dan een sluitende rittenregistratie nodig om aan die bewijslast te kunnen voldoen.

Aanvullende vereisten voor werkgever
Naast de eerder genoemde vereisten om bijtelling achterwege te kunnen laten, moet de werkgever (inhoudingsplichtige loonbelasting) op nog een aantal zaken letten. Om de bijtelling achterwege te laten bij een individuele werknemer, dient:

  • Per auto van alle ritten de bestuurders bekend te zijn
  • Per bestuurder alle gebruikte auto’s bekend te zijn
  • Per auto alle ritten en gereden kilometers zonder een geïdentificeerde bestuurder bekend te zijn of achterhaald te worden
  • De bestuurders van alle privéritten bekend te zijn

Gemak van een ritregistratiesysteem
Om de rittenregistratie bij te houden wordt vaak gebruik gemaakt van een ritregistratiesysteem. Belangrijk is dat dit systeem voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

De Belastingdienst heeft hiervoor een normenkader vastgesteld opgesteld en heeft meegewerkt aan de totstandkoming van het keurmerk RRS. Om als ritregistratiesysteemleverancier het keurmerk RRS te verkrijgen wordt zij geauditeerd door de Stichting Keurmerk Ritregistratiesystemen. Met een ritregistratiesysteem voorzien van het keurmerk RRS is iedere gebruiker verzekerd van een sluitende rittenregistratie. Ook voldoen deze systemen aan de strenge eisen van privacy en fraudebestendigheid.

Met een keurmerk ritregistratiesysteem is een gebruiker verzekerd dat iedere rit en iedere gereden kilometer geregistreerd wordt. Per rit is inzichtelijk of deze zakelijk of privé bedoeld is, wanneer en van hoe laat tot laat de rit heeft plaatsgevonden, welke afstand er is afgelegd en indien er om is gereden, wat hiervoor de reden is.

Certificaat registreren

Registreer uw certificaat